Erfolgreicher mit konstruktivem Feedback

Können Sie sich an eine konkrete Situation erinnern, die Ihre persönliche Weiterentwicklung positiv beeinflusst hat? Vermutlich fällt Ihnen in diesem Zusammenhang die ein oder andere Person ein, die es Ihnen mit ehrlichen Informationen oder subjektiven Rückmeldungen ermöglicht hat, Ihr Selbstbild zu überprüfen und evtl. auch zu verändern. Und sicherlich fallen Ihnen auch Situationen ein, in denen an Ihnen Kritik geübt wurde und Sie langfristig keinerlei Nutzen daraus ziehen konnten und die Sie nur frustriert haben.  

So oder anders kann es auch Ihren Mitarbeitern ergehen – Sie haben die Wahl!  

Mit der Methode des konstruktiven Feedbacks haben Sie ein sehr erfolgreiches und gleichzeitig kostenloses Werkzeug zur Hand, bei der durch die Rückmeldungen Anderer, die persönliche Weiterentwicklung gefördert werden kann, bzw. auch der Weiterentwicklung im Team dient. Hier liegt auch der entscheidende Unterschied zwischen dem Feedback und sonstigen Kritikformen. Der Feedbackgeber vermittelt dem Feedbacknehmer seine subjektiven Beobachtungen oder Empfindungen, d.h. er gibt nicht nur Rückmeldung zum beobachteten Verhalten des Feedbacknehmers, sondern auch Informationen über die Wirkung des Verhaltens auf Andere.  

Feedback soll auf beiden Seiten zur Reflektion anregen. So sollte sich der Feedbackgebende auch immer fragen, warum er sein Gegenüber in dieser Art und Weise wahrnimmt und was diese Wahrnehmung bei ihm auslöst. Nur so ist er in der Lage, dem Empfänger als Informant und als Lernquelle gegenüberzustehen. Der Feedbacknehmer sollte die Mitteilung sachlich aufnehmen und herausfinden, ob er sich darin wiederfindet und für sich selbst überdenken, wie er sich in der Situation sieht.

Hilfreiche Einstellung  

Hilfreich für Feedbackgeben und –nehmen ist folgende Haltung:  

Nur wenn ich weiß, wie ich auf andere wirke, kann ich mein Verhalten ändern. Feedback ist eine Rückmeldung zu bekommen, den sogenannten „Blinden Flecken“ der persönlichen Außenwirkung, und sollte positiv als Chance für die persönliche Weiterentwicklung bewertet werden.  

Damit ein Feedback als eine solche Lernchance auf- und angenommen wird, gilt es grundlegende Regeln des Feedbacks – sowohl auf Seiten des Senders als auch des Empfängers zu beherzigen. 

Feedbackgespräche im beruflichen Kontext  

Geplante Feedbackgespräche im beruflichen Kontext können in verschiedenen Konstellationen durchgeführt werden:  

• in regelmäßig stattfindenden Mitarbeitergesprächen 
• im Rückkehrgespräch: -> vom Vorgesetzten zum Mitarbeiter 
• beim Führungsfeedback: vom Mitarbeiter zur Führungskraft 
• beim kollegialen Feedback: Rückmeldung auf gleicher Hierarchieebene 
• beim 360° Feedback: aus unterschiedlichen Perspektiven wie z.B. die Sicht der Mitarbeiter, der Vorgesetzten, der Kollegen, Teammitglieder oder Kunden 

Hemmnisse  

Häufig wird das Geben von Feedback als sehr unangenehme Last betrachtet, insbesondere wenn es sich um eine negative Rückmeldung handelt. Die Gründe hierfür sind vielschichtig.  

Die meisten Menschen haben Hemmungen anderen ihre Wahrnehmung offen und ehrlich mitzuteilen. Negatives Feedback entlädt sich oftmals erst, wenn der „Kragen platzt“, also spontan und ungeplant, emotional vernebelt, unkontrolliert und unsachlich.  

Darüber hinaus bestehen weitere Befürchtungen in Bezug auf die Reaktion des Empfängers. Möglicherweise könnte der Empfänger sich verteidigen, sauer reagieren, Betroffenheit äußern oder gar weinen. Dem Feedbackgeber könnten unlautere Motive unterstellt werden, er könnte gar angegriffen und auf seine eigenen Fehler aufmerksam gemacht werden, das Feedback könnte vom Empfänger in Frage gestellt werden, die Situation droht zu eskalieren.  

Halten sich die Feedbackbeteiligten an einige Regeln, kann das Feedbackgespräch für den Empfänger eine Chance für die persönliche Weiterentwicklung und ein Erkenntnisgewinn sein.  

Regeln für ein erfolgreiches Feedback – in der Rolle Feedbackgeber:  

• Beschreiben Sie zunächst nur das konkret wahrgenommene Verhalten. Je konkreter Sie Ihre Beobachtungen wiedergeben, desto präziser können dann auch die Folgerungen aus dem Gespräch sein. Formulierungen wie „Irgendwie habe ich seit Wochen das Gefühl …“ nützen wenig, weil sie viel zu schwammig sind. Machen Sie die Subjektivität Ihrer Eindrücke deutlich. Teilen Sie Ihre Wahrnehmungen als Wahrnehmungen, Ihre Vermutungen als Vermutungen und Ihre Gefühle als Gefühle mit. Machen Sie diese Unterscheidung auch sprachlich deutlich 
• Kritisieren Sie nur das Verhalten, niemals die Person. Das angesprochene von der Zielsetzung abweichende Verhalten lässt sich ändern, die Persönlichkeit lässt sich in diesem Sinne nicht verändern 

• Behalten Sie jederzeit eine wertschätzende Grundhaltung zu Ihrem Gegenüber. Dazu gehört, diesen als achtenswerte, gleichwertige und gleichberechtigte Person anzusehen, dem Anderen Wohlwollen entgegenzubringen, ihm mit Höflichkeit und Takt zu begegnen und ihn bei Bedarf freundlich zu ermutigen. Hüten Sie sich gleichsam vor Ironie und Sarkasmus 
• Vermeiden Sie Verallgemeinerungen wie „Sie sind immer…“, sowie Vorwürfe, Unterstellungen und Verletzungen 
• Geben Sie das Feedback möglichst zeitnah. Es ist nicht ratsam und zielführend eine Sündenkartei für den Mitarbeiter anzulegen, die im Gespräch komplett ausgepackt wird 
• Formulieren Sie Feedback immer in Ich-Form. Durch die Ich-Form wird ebenfalls die Subjektivität Ihrer Wahrnehmung deutlich. Deshalb ist eine Formulierung wie „Ich habe den Eindruck, dass Sie Probleme mit dem neuen Computerprogramm haben …“ besser als eine Formulierung wie „Sie kommen wohl mit dem neuen Computerprogramm nicht zurecht.“ Ein solches Feedback in Sie-Form führt schnell zu einer Abwehr- und Verteidigungshaltung. Dies ist keine gute Ausgangsbasis für ein konstruktives Gespräch 
• Loben Sie mehr, kritisieren Sie weniger 

Leider gehen wir in unserem Kulturkreis mit Anerkennung sehr sparsam um, mit Tadel aber verschwenderisch.  

Verhaltensänderungen lassen sich jedoch viel leichter über Lob bzw. Anerkennung, d.h. über die Verstärkung des gewünschten Verhaltens erreichen, als über Kritik.

Auch als Feedbacknehmer gibt es einiges zu beachten, damit Sie den größtmöglichen Nutzen aus der Situation ziehen können.  

• Hören Sie gut zu und lassen Sie das Gesagte auf sich wirken 
• Lassen Sie Ihr Gegenüber ausreden, unterbrechen Sie ihn/sie nicht in der Annahme, Sie wüssten bereits, was er/sie meint. Hören Sie sich stattdessen die Eindrücke und Anregungen aufmerksam an. Stellen Sie gegebenen falls Verständnisfragen. Denken Sie darüber nach. Sie müssen nicht sofort darauf reagieren  
• Versuchen Sie nicht, zu debattieren und/oder sich zu verteidigen Beherzigen Sie, dass andere eine andere Wahrnehmung haben als Sie und es sinnlos ist, darüber zu debattieren, wer Recht hat. Recht gibt es in der Wahrnehmung nicht. Nehmen Sie deshalb lieber bewusst wahr, dass Sie als Persönlichkeit von verschiedenen Menschen unterschiedlich wahrgenommen werden 
• Versuchen Sie herauszubekommen, wie dieser Eindruck zu Stande kommt. Gleichsam ist eine Verteidigungshaltung nicht hilfreich. Was Sie tun können ist Ihrem Gegenüber bei Bedarf Ihre eigene Wahrnehmung mitzuteilen 
• Teilen Sie dem Feedbackgeber mit, wenn es „zu viel“ für Sie wird. Damit schützen Sie sich vor einer mentalen und emotionalen Überforderung 
• Betrachten Sie das Feedback als ein „Geschenk“ und danken Sie dem Feedbackgeber dafür. Vielen Menschen fällt es auch aus den oben erwähnten Gründen schwer eine ehrlich gemeinte Rückmeldung zu geben. Möglicherweise hat es Ihr Gegenüber Überwindung gekostet mit Ihnen dieses Gespräch zu führen 

Diese Regeln sind grundlegend für eine gut funktionierende Feedback-Kultur, doch nicht so einfach von heute auf morgen umsetzbar. Offenes und konstruktives Feedback sollte geübt und immer wieder überprüft werden. Führungskräfte haben da eine Vorbildfunktion auszuüben, sowohl was das Geben als auch das Empfangen und das aktive Einfordern von Feedback angeht. 

Auch im täglichen Gebrauch sollten alle bereit sein, Ihr persönliches Feedbackverhalten immer wieder selbst zu betrachten und sich die Regeln in Erinnerung zu rufen. Dabei kann es z.B. nützlich sein, die Regeln in Besprechungsräumen auszuhängen oder vielleicht auch mal eine Feedbackrunde zum eigenen Feedbackverhalten einzuberufen.  

Gerne unterstützen wir Sie bei der Etablierung einer gesunden Feedback-Kultur in Ihrem Unternehmen