Unternehmen müssen sich immer wieder besonderen Herausforderungen stellen, um ihre Marktposition zu behaupten, bzw. weiter auszubauen. Sich ständig verändernde Märkte, verschärfter Wettbewerbsdruck und wechselnde Kundenwünsche, zwingen Unternehmen geradezu sich neu zu definieren, die eigenen Prozessstrukturen weiterzuentwickeln, um effizienter zu werden. Gleich einem Boot, welches beständig gegen den Strom rudern muss, um nicht abzutreiben und „den Bach runterzugehen“.
Eine Methode, ein Unternehmen weiterzuentwickeln, um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist der so genannte kontinuierliche Verbesserungsprozess auch KVP genannt.
Ursprünglich stammt dieses Prinzip aus der japanischen Management- Praxis der 50er und 60er Jahre und verhalf unter dem Namen KAIZEN (kai= ändern, zen= das Gute) japanischen Autobauern an die Spitze der internationalen Automobilindustrie.
Grundgedanken und -annahmen
Gleich ist diesen beiden Methoden die Grundannahme, dass ein System kurz nach der Errichtung seinem Verfall entgegensteuert, wenn es nicht ständig erneuert und verbessert wird. Für die Leitidee des KVPs bedeutet dies, dass Qualität und Produktivität beständig in kleinen Schritten verbessert und erhöht werden soll und somit die Gesamtleistung einer Organisation kontinuierlich optimiert wird.
Ein weiteres wichtiges Anliegen des KVPs, das gleichsam zur Optimierung führt, ist das Aufdecken von Vergeudung von Ressourcen jeglicher Art in allen Bereichen des Unternehmens. Dazu zählen alle Aktivitäten, die nicht wertschöpfend sind, d.h. nicht der Wertschöpfung des abzusetzenden Produktes oder Dienstleistung dienen und das Schaffen von Werten behindern oder verhindern.
Als Beispiel seien an dieser Stelle unklare Absprachen und Ziele, Intransparenz, Funktionen der Dienstleistung oder des Produktes, die der Kunde nicht (mehr) wünscht, umständliche Prozesse, Konflikte in der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit genannt.
WICHTIG:
Beim KVP geht es um die Beseitigung von Fehlern und nicht um das Finden von Schuldigen! Hierbei trägt diese Methode erheblich zu einer konstruktiven Kultur bei, in der aus Fehlern gelernt werden kann.
Ein weiterer Kerngedanke des KVPs ist die Annahme, dass jeder Arbeitnehmer prinzipiell in der Lage ist, an der ständigen Verbesserung des Arbeitsplatzes beizutragen und mit einbezogen werden muss. Für seinen Arbeitsplatz ist er ein Experte, der die jeweiligen Prozessabschnitte am besten kennt und passende Lösungsschritte entwickeln kann.
Neben der Ergebnisorientierung ist der KVP auch stark prozessorientiert, d.h. die Prozesse müssen für die Mitarbeiter transparent gemacht werden und durchdacht werden, bevor sie verbessert werden können.
KVP erfordert eine Unternehmenskultur in der besonders Teamarbeit, basierend auf Offenheit und Veränderungsbereitschaft, gelebt wird. Dies bedeutet auch für das Verhalten des Vorgesetzten gegenüber seinen Mitarbeitern eine besondere Herausforderung. In einem voll ausgeprägten KVP-System arbeiten Mitarbeiter in allen Abteilungen und Bereichen selbständig und kontinuierlich in kleinen Teams an der Verbesserung ihrer Arbeitsabläufe. Dieser Prozess wird durch die Führungskräfte gesteuert und ermöglicht so eine hohe Partizipation der Mitarbeiter und die Nutzung des gesamten gemeinschaftlichen Potenzials.
Tipps, Checkliste
- Sichern Sie sich die Akzeptanz für den KVP durch die Geschäftsführung wie auch durch die Belegschaft
- Ziehen Sie bei der Einführung und Begleitung des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses einen geeigneten Moderator hinzu, der insbesondere am Anfang hilft KVP zu implementieren
- Tauschen Sie sich regelmäßig mit Kollegen, Mitarbeitern und Führungskräften über Ihre KVP-Erfahrungen aus
- Achten Sie auf die Umsetzung der erkannten Verbesserungen und Ideen
- Verwenden Sie Kennzahlen, um den Erfolg messen zu können
- Übertragen Sie Ihren Mitarbeitern genügend Eigenverantwortung und ermutigen Sie sie, neue Ideen zu entwickeln und umzusetzen
- Machen Sie die Verbesserungen und deren Erfolge sichtbar durch zentrale Aushänge, sorgen Sie auch hier für Transparenz
- Auch die Förderung des Wettbewerbsgedankens trägt zur Umsetzung von KVP bei
- Feiern Sie erreichte Erfolge. Das Engagement der Mitarbeiter im Rahmen des Prozesses sollte in größeren Abständen, angemessen gewürdigt werden.
- Beachten Sie die Leitlinien des KVP
- Zielvereinbarungen mit Mitarbeitern abschließen. Dadurch weiß der Einzelne um seine Aufgabe, seinen Zuständigkeits- und Verantwortungsbereich. Auch wird er motiviert durch flexible Einkommensbestandteile, an der Übererfüllung seiner Ziele zu arbeiten
- Teilhabe der Führungskräfte am Geschehen vor Ort, indem diese an Team- und Gruppenbesprechungen teilnehmen und die KVP-Bemühungen unterstützen und mittragen
- Das Erkennen und Aufzeigen von Problemen begrüßen. Fehler und Verschwendungen benennen darf nicht dazu führen, Schuldige zu suchen und diese zu bestrafen. Vielmehr soll darin eine Chance gesehen werden Verbesserungen zu erzielen
- Bleiben Sie ständig um Verbesserung bemüht. Orientieren Sie sich auch an Best Practices, also an den Prozessen der Konkurrenz
- Arbeiten Sie mit anderen zusammen, um übergeordnete Probleme erkennen und lösen zu können
